ЦБ 14.06
$88.21
94.83
ЦБ 13.06
$89.02
95.74
ММВБ 13.06
$
<
BRENT 13.06
$82.42
7337
RTS 13.06
1132.72
Telega_Mob

Электронный документооборот: помощь в ведении бизнес-процессов

«Любая хорошо развитая технология неотличима от магии», — писал Артур Кларк в третьем законе Кларка. Электронный документооборот призван облегчить ведение бизнес-процессов, ускорить проведение операций между контрагентами, повысить уровень защиты информации.

Фото: Photo by form PxHere - Источник

В 2020 году ФНС России была разработана Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (далее — Концепция), а также план мероприятий по её реализации, в рамках данной концепции утверждены следующие пути развития ЭДО:

●  Разработка востребованных форматов электронных документов;

●  Создание условий комфортного использования различных видов электронной подписи;

●  Создание единых технологических правил обмена документами;

●  Создание единых правил хранения электронных документов и последующего представления с подтверждением юридической значимости;

●  Стандартизация электронного документооборота между хозяйствующими субъектами;

●  Создание условий для взаимодействия с контролирующими органами и органами исполнительной власти;

●  Организация и развитие международного обмена документами.

Концепцией предусмотрено, что с 2023 года объём документов, которые нужно в бумажном виде отправлять на проверку контролирующим органам, должен сокращаться не менее чем на 10% в год, а к концу 2024 года в электронной форме должны передаваться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных. На сайте ФНС опубликован специальный калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО, благодаря которому каждая компания может «примерить» инструменты ЭДО к своему бизнесу.

В 2023 году аналитики сервиса электронного документооборота Контура отчитались о том, что за первые три месяца года было передано на 35% больше документов, чем в аналогичный период прошлого года. Эксперты говорят, что тренд на перевод бизнес-процессов в онлайн активно развивается, а различные контрагенты регулярно подключают к ЭДО и своих партнеров. По данным ФНС, за год на бумажный документооборот в России уходит около 3,5 триллиона рублей.

К плюсам перехода к ЭДО относятся:

●  снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;

●  сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;

●  повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике), унификация операций и документов;

●  повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;

●  повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;

●  повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;

●  повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;

●  снижение затрат на хранение архивной документации, затрат на канцелярские расходы, на приобретение бумаги.

К минусам перехода к ЭДО относят:

●  Большие затраты на начальном этапе при переходе (приобретение и подключение системы электронного документооборота, обучение персонала);

●  Необходимость оформлять документы как в электронном, так и в бумажном виде в случае отсутствия ЭДО у контрагента;

●  Возможность утери данных при техническом сбое (автосохранение может не сработать).

В рамках цифровизации и развития ЭДО внедрены различные системы и инструменты: электронно-цифровые подписи, электронный порядок взаимодействия практически со всеми государственными органами, а также судами, разрабатывают и внедряются различные информационные системы как для обмена информацией и документами, так и для поиска информации.

Среди систем именно электронного документооборота можно упомянуть:

- ЕГИСЗ. Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения — portal.egisz.rosminzdrav.ru

- ЕИИС Соцстрах - Единая интегрированная информационная система ФСС «Соцстрах» (Электронный больничный) — cabinets.fss.ru

- ЕССК. Единая система строительного комплекса Санкт-Петербурга — essk.gov.spb.ru

- АИС Проектные декларации долевого строительства Минстроя России — dol.minstroyrf.ru

- Градостроительный портал Санкт-Петербурга — portal.kgainfo.spb.ru

- АИС ГАТИ. Государственная административно-техническая инспекция СПб — xc.gati-online.ru

- ФАУ Главгосэкспертиза России — gge.ru

- ГАУ Леноблгосэкпертиза. Управление государственной экспертизы Ленинградской области — loexp.ru

- ФГИС Росаккредитации — fsa.gov.ru

- АРМ МУНИЦИПАЛ. Система автоматизированного рабочего места муниципального образования

- УПРАВЛЕНИЕ. Государственная автоматизированная информационная система — gasu.gov.ru

- ГИИС Электронный бюджет. Подсистема «Бюджетное планирование» — ssl.budgetplan.minfin.ru

- ФГИС ТП. Федеральная государственная информационная система Территориального планирования — fgis.economy.gov.ru

- ГИС ГМП. Государственная информационная система о государственных и муниципальных платежах — gis-gmp.kck.ru

- ФТС России. Личный кабинет участника ВЭД — edata.customs.ru

- АИС Внешнеторговая информация. Поддержка участников ВЭД (Минпромторг) — non-tariff.gov.ru

- ФИПС. Федеральный институт по промышленной собственности (Роспатент) — 1.fips.ru

- ФАС России. Подача заявлений и жалоб в Федеральную антимонопольную службу

- Роспотребнадзор. Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека — rospotrebnadzor.ru

- ИС Россвязи. Личный кабинет оператора связи — is.rossvyaz.ru:8081/rossvyaz/

- ЕИС нотариата. Единая информационная система нотариата России — fciit.ru

- Реестр уведомлений о залоге движимого имущества — reestr-zalogov.ru

- АС СЭП. Автоматизированная система электронных паспортов транспортных средств — elpts.ru

- Предоставление страховых полисов КАСКО и ОСАГО в электронном виде

- ГАС Правосудие. Сервис «Электронное правосудие» — ej.sudrf.ru

- Информационная система Мой арбитр - my.arbitr.ru · ФССП. Федеральная служба судебных приставов — fssprus.ru

- ГИБДД. Онлайн-обращения в службу Госавтоинспекции — гибдд.рф

- Министерство культуры РФ. Заключение о государственной историко-культурной экспертизе

- ИС Государственная библиография. Российская книжная палата, филиал ИТАР-ТАСС — online.bookchamber.ru

- ОЭК. Система приема обязательных экземпляров печатных изданий в электронной форме — oek.rsl.ru

- ЕГИСУ НИОКТР. Единая государственная информационная система учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения — rosrid.ru

- Петроэлектросбыт. ЭДО с АО «Петербургская сбытовая компания» — pesc.ru

- ЭДО с ПАО «Ростелеком»

- ЭДО с ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» и многие другие.

Каким бывает Электронный документооборот?

1. Внешним: документооборот осуществляется между компаниями и контрагентами, необходимо соблюдать установленные законом правила, нормы;

2. Внутренним: документооборот осуществляется между сотрудниками компании, не подлежит законодательному регулированию, правила устанавливаются самостоятельно каждой компанией;

3. Документооборот с государственными органами: передача отчетности в такие государственные органы, как СФР (Социальный фонд России), ФНС и т.д.

Использование ЭДО необходимо, в первую очередь, для компаний, специализирующихся на:

●  Грузоперевозках (на данный момент использование ЭДО носит рекомендательный характер, однако с конца 2024 года станет обязательным);

●  Товарах с обязательной прослеживаемостью (например, мониторы и проекторы, детские коляски, стиральные машины и т.д.*);

●  Товарах, подлежащих обязательной маркировке (духи, табачные изделия, лекарства и т.д.).

* С подробным перечнем товаров с обязательной прослеживаемостью можно ознакомиться в Постановление Правительства Российской Федерации от 01.07.2021 № 1110 «Об утверждении перечня товаров, подлежащих прослеживаемости».

Важный элемент ЭДО — Машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.

ФНС дает следующую информацию в отношении МЧД:

«При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса. Кроме того, МЧД может оформляться в отношении одного, нескольких, а также всех налоговых органов Российской Федерации. Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника — подписанта (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре) и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП. Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД. Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время».

Важно отметить, что срок перехода на обязательное применение МЧД был продлен до 1 сентября 2024 года.

Развитие платформ ЭДО — это серьезный шаг в трансформации бизнеса. При выборе платформы ЭДО, а также при применении, в целом, любых электронных инструментов, я рекомендую не только тщательно отнестись к их выбору и проверить при необходимости наличие всех сертификатов и лицензий на программное обеспечения, но и проявлять здоровый консерватизм. Преимущества ЭДО понятны и очевидны, прогресс не должен стоять на месте. Однако защита персональных данных и обеспечение конфиденциальности информации приобретают все большее значение, так как технические неполадки, взлом серверов, попросту кража данных — плотно вошли в нашу жизнь.

Кроме того, пока, к сожалению, не каждый суд и не каждый государственный орган готовы оценить электронные документы (электронные доказательства). А следовательно, для подтверждения позиции в суде по договорам и иным документам, подписанным в ЭДО, вероятнее всего, потребуется привлечение нотариуса. Сложности возникнут и с подтверждением обращений в государственные органы при их направлении через соответствующие порталы (далеко не каждый портал автоматически присылает «историю» рассмотрения заявления или иные сведения, кроме входящего номера).

Поделиться

Популярные посты автора

Все мероприятия форума будут разделены на четыре тематических блока, посвященных вопросам развития мировой экономики, экономики России в условиях международного…
Соответствующее распоряжение подписал премьер-министр РФ Михаил Мишустин.
Сервис Helix Express уже работает в пилотном режиме в Петербурге, где установлено 30 новых устройств – Лабоматов.
Заявление о банкротстве «Открытие холдинг» подал ещё в феврале 2020 года.
25972