Электронный документооборот: помощь в ведении бизнес-процессов

В 2020 году ФНС России была разработана Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (далее — Концепция), а также план мероприятий по её реализации, в рамках данной концепции утверждены следующие пути развития ЭДО:

●  Разработка востребованных форматов электронных документов;

●  Создание условий комфортного использования различных видов электронной подписи;

●  Создание единых технологических правил обмена документами;

●  Создание единых правил хранения электронных документов и последующего представления с подтверждением юридической значимости;

●  Стандартизация электронного документооборота между хозяйствующими субъектами;

●  Создание условий для взаимодействия с контролирующими органами и органами исполнительной власти;

●  Организация и развитие международного обмена документами.

Концепцией предусмотрено, что с 2023 года объём документов, которые нужно в бумажном виде отправлять на проверку контролирующим органам, должен сокращаться не менее чем на 10% в год, а к концу 2024 года в электронной форме должны передаваться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных. На сайте ФНС опубликован специальный калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО, благодаря которому каждая компания может «примерить» инструменты ЭДО к своему бизнесу.

В 2023 году аналитики сервиса электронного документооборота Контура отчитались о том, что за первые три месяца года было передано на 35% больше документов, чем в аналогичный период прошлого года. Эксперты говорят, что тренд на перевод бизнес-процессов в онлайн активно развивается, а различные контрагенты регулярно подключают к ЭДО и своих партнеров. По данным ФНС, за год на бумажный документооборот в России уходит около 3,5 триллиона рублей.

К плюсам перехода к ЭДО относятся:

●  снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;

●  сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;

●  повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике), унификация операций и документов;

●  повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;

●  повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;

●  повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;

●  повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;

●  снижение затрат на хранение архивной документации, затрат на канцелярские расходы, на приобретение бумаги.

К минусам перехода к ЭДО относят:

●  Большие затраты на начальном этапе при переходе (приобретение и подключение системы электронного документооборота, обучение персонала);

●  Необходимость оформлять документы как в электронном, так и в бумажном виде в случае отсутствия ЭДО у контрагента;

●  Возможность утери данных при техническом сбое (автосохранение может не сработать).

В рамках цифровизации и развития ЭДО внедрены различные системы и инструменты: электронно-цифровые подписи, электронный порядок взаимодействия практически со всеми государственными органами, а также судами, разрабатывают и внедряются различные информационные системы как для обмена информацией и документами, так и для поиска информации.

Среди систем именно электронного документооборота можно упомянуть:

- ЕГИСЗ. Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения — portal.egisz.rosminzdrav.ru

- ЕИИС Соцстрах - Единая интегрированная информационная система ФСС «Соцстрах» (Электронный больничный) — cabinets.fss.ru

- ЕССК. Единая система строительного комплекса Санкт-Петербурга — essk.gov.spb.ru

- АИС Проектные декларации долевого строительства Минстроя России — dol.minstroyrf.ru

- Градостроительный портал Санкт-Петербурга — portal.kgainfo.spb.ru

- АИС ГАТИ. Государственная административно-техническая инспекция СПб — xc.gati-online.ru

- ФАУ Главгосэкспертиза России — gge.ru

- ГАУ Леноблгосэкпертиза. Управление государственной экспертизы Ленинградской области — loexp.ru

- ФГИС Росаккредитации — fsa.gov.ru

- АРМ МУНИЦИПАЛ. Система автоматизированного рабочего места муниципального образования

- УПРАВЛЕНИЕ. Государственная автоматизированная информационная система — gasu.gov.ru

- ГИИС Электронный бюджет. Подсистема «Бюджетное планирование» — ssl.budgetplan.minfin.ru

- ФГИС ТП. Федеральная государственная информационная система Территориального планирования — fgis.economy.gov.ru

- ГИС ГМП. Государственная информационная система о государственных и муниципальных платежах — gis-gmp.kck.ru

- ФТС России. Личный кабинет участника ВЭД — edata.customs.ru

- АИС Внешнеторговая информация. Поддержка участников ВЭД (Минпромторг) — non-tariff.gov.ru

- ФИПС. Федеральный институт по промышленной собственности (Роспатент) — 1.fips.ru

- ФАС России. Подача заявлений и жалоб в Федеральную антимонопольную службу

- Роспотребнадзор. Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека — rospotrebnadzor.ru

- ИС Россвязи. Личный кабинет оператора связи — is.rossvyaz.ru:8081/rossvyaz/

- ЕИС нотариата. Единая информационная система нотариата России — fciit.ru

- Реестр уведомлений о залоге движимого имущества — reestr-zalogov.ru

- АС СЭП. Автоматизированная система электронных паспортов транспортных средств — elpts.ru

- Предоставление страховых полисов КАСКО и ОСАГО в электронном виде

- ГАС Правосудие. Сервис «Электронное правосудие» — ej.sudrf.ru

- Информационная система Мой арбитр - my.arbitr.ru · ФССП. Федеральная служба судебных приставов — fssprus.ru

- ГИБДД. Онлайн-обращения в службу Госавтоинспекции — гибдд.рф

- Министерство культуры РФ. Заключение о государственной историко-культурной экспертизе

- ИС Государственная библиография. Российская книжная палата, филиал ИТАР-ТАСС — online.bookchamber.ru

- ОЭК. Система приема обязательных экземпляров печатных изданий в электронной форме — oek.rsl.ru

- ЕГИСУ НИОКТР. Единая государственная информационная система учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения — rosrid.ru

- Петроэлектросбыт. ЭДО с АО «Петербургская сбытовая компания» — pesc.ru

- ЭДО с ПАО «Ростелеком»

- ЭДО с ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» и многие другие.

Каким бывает Электронный документооборот?

1. Внешним: документооборот осуществляется между компаниями и контрагентами, необходимо соблюдать установленные законом правила, нормы;

2. Внутренним: документооборот осуществляется между сотрудниками компании, не подлежит законодательному регулированию, правила устанавливаются самостоятельно каждой компанией;

3. Документооборот с государственными органами: передача отчетности в такие государственные органы, как СФР (Социальный фонд России), ФНС и т.д.

Использование ЭДО необходимо, в первую очередь, для компаний, специализирующихся на:

●  Грузоперевозках (на данный момент использование ЭДО носит рекомендательный характер, однако с конца 2024 года станет обязательным);

●  Товарах с обязательной прослеживаемостью (например, мониторы и проекторы, детские коляски, стиральные машины и т.д.*);

●  Товарах, подлежащих обязательной маркировке (духи, табачные изделия, лекарства и т.д.).

* С подробным перечнем товаров с обязательной прослеживаемостью можно ознакомиться в Постановление Правительства Российской Федерации от 01.07.2021 № 1110 «Об утверждении перечня товаров, подлежащих прослеживаемости».

Важный элемент ЭДО — Машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.

ФНС дает следующую информацию в отношении МЧД:

«При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса. Кроме того, МЧД может оформляться в отношении одного, нескольких, а также всех налоговых органов Российской Федерации. Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника — подписанта (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре) и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП. Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД. Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время».

Важно отметить, что срок перехода на обязательное применение МЧД был продлен до 1 сентября 2024 года.

Развитие платформ ЭДО — это серьезный шаг в трансформации бизнеса. При выборе платформы ЭДО, а также при применении, в целом, любых электронных инструментов, я рекомендую не только тщательно отнестись к их выбору и проверить при необходимости наличие всех сертификатов и лицензий на программное обеспечения, но и проявлять здоровый консерватизм. Преимущества ЭДО понятны и очевидны, прогресс не должен стоять на месте. Однако защита персональных данных и обеспечение конфиденциальности информации приобретают все большее значение, так как технические неполадки, взлом серверов, попросту кража данных — плотно вошли в нашу жизнь.

Кроме того, пока, к сожалению, не каждый суд и не каждый государственный орган готовы оценить электронные документы (электронные доказательства). А следовательно, для подтверждения позиции в суде по договорам и иным документам, подписанным в ЭДО, вероятнее всего, потребуется привлечение нотариуса. Сложности возникнут и с подтверждением обращений в государственные органы при их направлении через соответствующие порталы (далеко не каждый портал автоматически присылает «историю» рассмотрения заявления или иные сведения, кроме входящего номера).