«Почта России» начнет оцифровывать бумажные письма

В «Почте России» отметили, что на оцифровку тысячи писем, в каждом из которых около пяти страниц, компании тратят 35 тысяч рублей, и это по скромным подсчетам. Новый сервис поможет сэкономить на документообороте приблизительно 30%. Превращение в электронный вид одной страницы обойдется в 4 рубля 80 копеек, таким образом, среднее по объему письмо будет стоить 25 рублей. Технически процесс выглядит следующим образом: все бумажные экземпляры, которые идут в адрес клиента, в том числе, из разных отделений, сортируют, а потом направляют в центр оцифровки. Затем письма сканируют и пересылают получателю.

В компании готовы сканировать любую информацию, кроме писем с наложенным платежом или грифом «секретно». По согласованию с клиентом часть документов, например, кадровые, можно не сканировать, а отправить традиционным способом. Фактически во многих крупных организациях электронный документооборот итак реализуется, а «Почта России» предлагает взять процесс на аутсорсинг. В компании считают, что риски утечки данных не выше, чем в случае с бумажными письмами. Эксперты же отмечают, что сервис хорош для межведомственного взаимодействия, госорганов и отправки корреспонденции для контрагентов, но не той, которая может быть интересна конкурентам.

Несмотря на то, что госорганы все активнее переходят на электронный документооборот, среди российских компаний больше четверти работают исключительно с бумажными письмами. Около 40% используют оба варианта и только 4% полностью перешли на оцифровку. Такие данные приводят облачный сервис управления торговлей «МойСклад» и оператор фискальных данных OFD.RU. Основные причины – дорогое или сложное внедрение, а также убеждённость в том, что бумажные документы все еще надежнее электронных.